疫情影响下，电子合同签约需要注意的法律事项

自2020年初至今，持续多月的新冠疫情客观上带动了各类线上业务的发展，居家办公、电子合同签约一度成为人们交谈中的热门话题。受本次疫情影响，通过电子合同完成签约的方式一时间为更多人熟知与接受，即使是在国内已逐渐恢复正常生产经营活动的当下，线上订立电子合同的模式一定程度上仍代表着未来商业交易的发展趋势，故笔者就电子合同签约及电子签名的相关问题进行初步梳理，供企业及创业者参考。

一、立法进程

其实，电子合同签约并非是近期才兴起的。早在1999年国家出台的《中华人民共和国合同法》（以下简称“《合同法》”）中就对电子合同的效力作出了法律上的认可，《合同法》第十条、十一条明确规定订立合同的书面形式包括“合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式”[1]。

2019年最新修订的《中华人民共和国电子签名法》（以下简称“《电子签名法）”）也明确规定了针对民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，可以使用电子签名、数据电文，并且电子签名、数据电文的使用不会影响其法律效力的认定。

2012年10月10日，商务部发布了《关于<电子合同在线订立流程规范>（征求意见稿）公开征求意见的通知》，并在修订后于2018年7月6日重新发布了《电子合同在线订立流程规范》（征求意见稿）（以下简称“《订立流程规范》”），虽然截至目前《订立流程规范》尚未发布正式生效版本，但其对现阶段电子合同签约仍具有现实的指导意义。

二、电子合同及电子签名

1 概念

《订立流程规范》第3.1条规定，“电子合同即平等主体的自然人、法人或其他组织之间以数据电文为载体，并利用电子通信手段设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。本标准推荐合同缔约人采用电子签名并使用符合本标准要求的方式订立合同。”

根据前述规定及《电子签名法》的相关规定，区别于过去在纸质文件上进行合同签署的方式，国家鼓励当事人约定使用电子签名、数据电文的形式完成电子合同的订立。其中，根据《电子签名法》的规定，电子签名是指“数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据”，通俗而言，电子签名即包括电子化的签字或盖章，如电子公章、电子私章等。故本文讨论的电子合同主要是指合同当事人采用电子签名订立的电子合同。

2 效力

《合同法》第十条及十一条已在法律上承认了电子合同系作为书面形式合同的法律效力，而根据《电子签名法》第十四条的规定，可靠的电子签名才能与手写签名或者盖章一样具有同等的法律效力。而一个“可靠的电子签名”根据《电子签名法》的规定，需要满足如下条件：
（1）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；
（2）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；
（3）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；
（4）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。

同时，《电子签名法》也附加了可靠电子签名的兜底条款，即当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。

值得注意的是，电子合同作为合同的一种形式，其成立的生效要件仍然遵从《合同法》规定的生效要件，包括：
（1）合同当事人具有相应的民事权利能力和民事行为能力；
（2）合同当事人经过要约、承诺达成合意，且双方的意思表示真实；
（3）不违反法律、行政法规强制性规定及社会公共利益；
（4）形式合法等。

三、电子合同的签约

1 适用范围

根据《电子签名法》及《订立流程规范》的规定，采用电子签名、数据电文的形式订立或形成民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，该等文书不得适用于以下内容：
（1）涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；
（2）涉及停止供水、供热、供气等公用事业服务的；
（3）法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。

2 订立流程

根据《订立流程规范》的相关规定，在线签订电子合同的通常流程总结如下：

（1）使用协议的签定
合同当事人使用电子合同订立系统[2]订立电子合同的，其首先应和电子合同订立系统的设立人[3]及其他相关服务提供商（包括电子签名与认证服务提供商、第三方存储服务商和其它辅助服务商等）签订使用协议，就系统的使用、电子签名的应用、商业信息的保密和电子合同的存储保管等问题达成一致。如果电子合同订立系统系由合同一方当事人提供，使用该系统与对方签订合同时，应当将该情况明确告知另一方当事人。

（2）合同当事人身份识别
a. 身份登记
合同当事人在首次使用电子合同订立系统时应按系统要求填写自己真实的身份信息，如果合同当事人为企业时，应填写企业名称、主要办公地或住所、法定代表人或联系人姓名、联系方式和企业工商登记等信息。
b. 身份验证
电子合同订立系统采用技术手段对合同缔约人的真实身份进行验证或核实。对于缔约人身份信息无法验证或核实的，系统通常会以醒目方式予以提示或告知合同缔约的相对人。

（3）电子合同的订立
a. 谈判的发起
合同缔约人以加密方式登录电子合同订立系统并发起谈判。
b. 合同内容的谈判
合同缔约人进入商业谈判阶段，电子合同订立系统应能自动实时地记录各方交流的内容。
c. 合同内容的确认
合同缔约人对谈判形成的电子合同内容/一方上传的合同文档内容进行确认。
d. 电子签名
合同缔约双方实施符合《电子签名法》要求[4]的电子签名后，电子合同具有与纸面合同相同的法律效力。

（4）合同的备份及存储
签署后的合同文本将在电子合同订立系统或在第三方存储服务器中进行同步备份，以便发生纠纷时调用和查询。

3 电子合同服务平台

根据《订立流程规范》的规定，经营电子合同订立系统的平台，可以由合同一方当事人自行建造[5]，也可由第三方进行建造，但需要明确的是，如果该电子合同订立系统系由合同一方当事人设立时，该设立人不得同时作为第三方存储该电子合同，且应在首次使用该系统前明确告知缔约相对方。

目前市面上存在大量第三方电子合同服务平台，诸如法大大、e签宝、上上签等，这些电子合同服务平台的主要作用就是为其用户（即合同当事人）完成签约主体身份认证、电子签名认证、电子合同保存等工作。

鉴于第三方电子合同服务平台是独立第三方机构，受当事人立场影响的可能性较小并具有一定程度的中立性，当发生合同纠纷的时候，从第三方平台收集的证据被篡改的可能性较小，可信度也会有所提高，同时，第三方平台固定收集证据也有利于当事人在收集证据举证时提高效率。因此，使用第三方电子合同服务平台逐渐成为了更主流的选择。

四、电子合同签约过程中需注意的法律问题

1 电子签名相关问题

在实践中，由于电子合同订立时合同当事人之间并不是面对面进行合同文件签署，加之电子签名并不能保证完全不被篡改，因此为应对后续可能产生的合同争议，我们有如下建议：

（1）合同当事人在以电子签名订立合同时应当注意鉴别对方电子签名的真实性和可靠性，必要时可以在合同缔约中引入第三方电子平台进行验证，以证明电子签名的真实性。

（2）合同双方当事人自行约定电子签名可靠性条件的，出于防范风险考虑，建议应采用不低于《电子签名法》现有规定的可靠性条件标准。

（3）合同当事人应当妥善保管其电子签名制作数据，不能随意出借他人或者予以丢弃。当用以制作电子签名的数据已经被公开或者即将被其他公众知晓时，应当及时告知相关各方，并终止使用。

2 相关服务商的资质问题

在订立电子合同过程中，需要涉及的服务商包括电子合同订立系统服务商、电子签名与认证服务提供商以及电子合同第三方存储服务商。无论是单独从事其中一项或多项服务，均需满足一定的资质需求，包括：

（1）经营电子合同订立系统的平台，可由合同缔约一方自行建造，也可委托第三方进行建造，但需要明确的是，如果该电子合同订立系统系由合同一方缔约人设立时，该设立人不得同时作为第三方存储该电子合同，且应在首次使用该系统前明确告知缔约相对方；

（2）根据《电子签名法》的规定，提供电子认证服务的服务商，需要预先取得国家工信部颁发的《电子认证服务许可证》[6]；

（3）根据《订立流程规范》等相关规定，由于电子合同第三方存储服务商负责提供电子合同信息保存服务，因此需要独立于电子合同缔约各方。同时，储存服务商通常应具备ISO 27001信息安全管理体系认证和取得工信部门的服务认证，并且还应当根据《信息安全等级保护管理办法》等要求至公安部门办理备案手续，取得公安部门的信息安全等级认证。

3 电子合同签约过程中双方往来证据保留问题

为避免未来可能出现的合同纠纷及争议，建议保存电子合同原件，以及合同双方当事人对于电子合同签订、履行过程中的邮件往来、微信聊天记录、通话录音、银行转账记录等。

如订立电子合同过程中使用第三方电子合同服务平台的，则建议同时保留合同当事人与第三方电子合同服务平台之间关于电子合同订立的相关记录，如邮件往来、通话录音、客服回访录音等。电子合同本身的直接证明力，加上其他相关证据进行补充证明，从而形成完整的证据链，更好的还原、证明签订签字合同过程中双方的真实意思表示。

五、结语

2020年3月4日，人力资源社会保障部办公厅就关于订立电子劳动合同有关问题作了较为明确的回复，其中提到“采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名”。虽然国家目前并未强制要求订立电子合同必须使用电子签名，但笔者认为人力资源社会保障部办公厅就此次电子劳动合同订立的相关要求，也可看作是国家对于电子合同订立方面的一个指导方向，因此如企业拟采用电子合同进行签约，从更好维护自身合法权益的角度，建议还是根据《电子签名法》及《订立流程规范》等规定使用电子签名进行电子合同的签约。同时也希望提醒采用电子合同签约的企业进一步关注电子合同签约过程中不可忽视的法律风险，并针对可能发生的法律风险做好相应的防范措施。

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[1]《合同法》第十条规定，“当事人订立合同，有书面形式、口头形式和其他形式。法律、行政法规规定采用书面形式的，应当采用书面形式。当事人约定采用书面形式的，应当采用书面形式。”第十一条规定，“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”
[2]指具备身份认证、谈判磋商、电子签名、合同存储与调用等功能，能实现电子合同在线订立及处理的信息系统。
[3]指建立电子合同订立系统并进行运营维护的机构。
[4]《电子签名法》第十三条规定，“电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。”
[5]根据《订立流程规范》的规定，电子合同订立系统应具备：a）能生成符合法律格式要求的合同文本；b）能支持多种方式，包括文字、视频或音频，进行在线谈判和合同文本修改；c）能实现合同信息和谈判信息的实时备份，备份信息可追溯、可复制；d）能通过电子签名或其它方式查验合同内容的真实性、完整性；e）能接入第三方的电子合同存储服务商的存储服务。
[6]目前，全国有48家企业具有电子认证服务资质，具体可以通过中华人民共和国工业和信息化部行政许可结果公开系统查询。